Fazla mesaiyi kim ispatlar? Yargıtay’ın Güncel Kararları Işığında İşverenin Artan İspat ve Kayıt Yükü

Fazla çalışma ücreti, iş yargısında en sık uyuşmazlık konusu olan işçilik alacaklarının başında gelmektedir. Kural olarak fazla çalışma yaptığını ve bunun miktarını ispat yükü işçiye ait olsa da; işverenin kanundan doğan kayıt tutma ve belgelendirme yükümlülükleri, imzalı ve imzasız bordro ayrımı, elektronik kayıtların delil değeri ve belge ibrazına ilişkin usul kuralları, uygulamada ispat dengesini giderek işveren aleyhine değiştirmektedir. Nitekim Yargıtay 9. Hukuk Dairesi’nin 19.11.2025 tarihli, 2025/7212 E., 2025/8880 K. sayılı kararı, işçinin imzasını taşımayan bordrolarda fazla çalışma tahakkuku yer alsa dahi işçinin daha fazla çalıştığını tanık dâhil her türlü delille ispatlayabileceğini açıkça ortaya koymuştur. Ekibimizin hazırladığı bu bilgi notunda, fazla çalışmanın ispatına ilişkin temel kurallar, güncel Yargıtay içtihatları ve işverenlerin dikkat etmesi gereken uyum adımları ele alınmaktadır.

1. Fazla Çalışmanın Hukuki Çerçevesi

4857 sayılı İş Kanunu’nun 41. maddesi uyarınca fazla çalışma, Kanun’da yazılı koşullar çerçevesinde haftalık kırk beş saati aşan çalışmalardır. Her bir saat fazla çalışma için verilecek ücret, normal çalışma saat ücretinin yüzde elli yükseltilmesi suretiyle ödenir; haftalık çalışma süresinin sözleşmelerle kırk beş saatin altında belirlendiği hâllerde, ortalama haftalık çalışma süresini aşan ve kırk beş saate kadar yapılan çalışmalar ise fazla sürelerle çalışma olup yüzde yirmi beş zamlı ücrete tabidir. Fazla çalışmanın toplam süresi bir yılda iki yüz yetmiş saatten fazla olamaz ve İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği (“Yönetmelik”) uyarınca işçinin yazılı onayının alınması gerekir. İşçi dilerse fazla çalışma karşılığında zamlı ücret yerine, altı ay içinde kullanılmak üzere serbest zaman talep edebilir.

2. Genel Kural: İspat Yükü İşçidedir

İş Kanunu’nda fazla çalışmanın ispatına ilişkin özel bir hüküm bulunmadığından, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nun 6. maddesi ve 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 190. maddesi uyarınca genel ispat kuralları uygulanır. Buna göre fazla çalışma yaptığını ve bunun miktarını ispat yükü, bu olguya dayanan işçiye aittir. Buna karşılık fazla çalışma ücretinin ödendiğini ispat yükü işverendedir. Yargıtay, bu ayrımı istikrarlı biçimde koruyarak; işçinin çalışmanın varlığını, işverenin ise ödemenin yapıldığını kanıtlaması gerektiğini vurgulamaktadır.

3. İşverenin Kayıt Tutma ve Belgelendirme Yükümlülüğü

Yönetmelik, fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma yaptırılan işçilerin bu çalışma sürelerini gösteren bir belgenin düzenlenmesini ve imzalı bir örneğinin işçinin özlük dosyasında saklanmasını işverene yükümlülük olarak yüklemektedir. Aynı şekilde İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca işveren, işçiye ilişkin belge ve kayıtları özlük dosyasında saklamakla yükümlüdür. Yargıtay da fazla çalışmanın ispatında işyerine giriş-çıkış kayıtları, puantaj çizelgeleri ve işyeri iç yazışmaları gibi işveren kayıtlarını öncelikli delil olarak kabul etmektedir. Bu nedenle uygulamada ispat yükü teorik olarak işçide olsa da, düzenli ve güvenilir kayıt tutmayan işveren, davanın delil zeminini büyük ölçüde işçinin tanıklarına bırakmış olmaktadır.

4. İmzalı Bordro ve İhtirazi Kayıt Kuralı

Yargıtay’ın yerleşik içtihadına göre, işçinin imzasını taşıyan ve fazla çalışma tahakkuku içeren bordrolar, bordronun sahteliği ispatlanmadıkça o aya ait fazla çalışma ücretinin ödendiğini gösterir. Bu durumda işçi, bordroda gösterilenden daha fazla çalıştığını ancak yazılı bir delille ispatlayabilir; bordroya “fazla çalışma haklarım saklıdır” şeklinde ihtirazi kayıt düşülmüşse ise tanık dâhil her türlü delile başvurulabilir. Buna karşılık imzalı bordroda fazla çalışma tahakkuku hiç yer almıyorsa, işçinin fazla çalışmayı tanık beyanıyla ispatlaması mümkündür. Bu ayrım, bordronun yalnızca imzalatılmasının değil, içeriğinin de fiilî çalışmayı doğru yansıtmasının önemini ortaya koymaktadır.

5. Güncel Yaklaşım: İmzasız Bordroda Serbest İspat

Yargıtay 9. Hukuk Dairesi’nin 19.11.2025 tarihli, 2025/7212 E., 2025/8880 K. sayılı kararı, imzalı ve imzasız bordro ayrımını netleştirmiştir. Karara göre işçiye düzenlenen bordroların imzasız olması hâlinde, bordroda fazla çalışma tahakkuku bulunsa ve bu tutar banka kanalıyla ödenmiş olsa dahi, işçi gerçekte daha fazla çalıştığını tanık anlatımları dâhil her türlü delille ispatlayabilir; ihtirazi kayıt veya yazılı delil şartı yalnızca işçinin imzasını taşıyan bordrolar bakımından aranır. Bununla birlikte işçinin daha fazla çalışmayı ispatlaması hâlinde, imzasız bordroda gösterilerek ödenmiş tutarlar hesaplanan alacaktan mahsup edilir. Bu yaklaşım, bordrolarını imzalatmayan veya elektronik onay mekanizması kurmayan işverenler bakımından ispat riskini belirgin biçimde artırmaktadır.

6. Elektronik Kayıtlar ve Dijital İzler

Çalışma hayatının dijitalleşmesiyle birlikte personel devam kontrol sistemleri, kartlı geçiş ve turnike kayıtları, bilgisayar oturum açma-kapama verileri, kurumsal e-posta ve mesajlaşma kayıtları fazla çalışma uyuşmazlıklarında giderek daha belirleyici hâle gelmektedir. Yargıtay, gerektiğinde bilirkişi marifetiyle yerinde inceleme yapılarak işyeri giriş-çıkış ve bilgisayar kayıtlarının tanık beyanlarıyla birlikte değerlendirilmesi gerektiğini kabul etmektedir. Elektronik ortamda iletilen bordroların ise yalnızca e-posta ile gönderilmesi, bunları imzalı bordro niteliğine kavuşturmaz; işçinin güvenli elektronik imzası veya doğrulanabilir bir onay kaydı aranır. Bu kayıtların tutulmasında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum da ayrıca gözetilmelidir.

7. Kayıtların Sunulmaması ve Belge İbrazı

İşveren kayıtlarının işçinin talebi üzerine mahkemece istenmesine rağmen sunulmaması, işveren bakımından ciddi usul sonuçları doğurabilir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 220. maddesi uyarınca, ibraz kararına rağmen belgeyi sunmayan veya belgenin elinde bulunmadığını ispat edemeyen taraf hakkında hâkim, durum ve koşullara göre belgenin içeriği konusunda karşı tarafın beyanını kabul edebilir. Kanunen tutulması zorunlu kayıtların hiç tutulmamış olması veya eksik tutulması ise işverenin savunmasını zayıflatmakta ve uyuşmazlığın tanık beyanları üzerinden çözülmesine yol açmaktadır.

8. Tanık Beyanları ve Hakkaniyet İndirimi

Yazılı delilin bulunmadığı hâllerde fazla çalışma tanık beyanlarıyla ispatlanabilir. Yargıtay, tanığın ancak davacıyla birlikte çalıştığı dönem bakımından beyanda bulunabileceğini, işverenle husumetli tanıkların beyanlarının diğer delillerle desteklenmesi gerektiğini ve beyanların somut olgulara dayanması gerektiğini kabul etmektedir. Tanık beyanına dayanılarak hesaplanan fazla çalışma alacağından, işçinin her zaman aynı yoğunlukta çalışmasının hayatın olağan akışına aykırı olacağı düşüncesiyle takdiri bir hakkaniyet indirimi yapılmaktadır. Ancak alacak yazılı belgelere ve işveren kayıtlarına dayanıyorsa bu indirim kural olarak uygulanmaz; bu da işveren kayıtlarının, doğru tutulduğu ölçüde her iki taraf için de belirleyici olduğunu göstermektedir.

9. “Fazla Çalışma Ücrete Dâhildir” Kaydı

İş sözleşmelerinde yer alan ve fazla çalışma ücretinin aylık ücrete dâhil olduğunu öngören hükümler, Yargıtay uygulamasında yalnızca yıllık iki yüz yetmiş saatlik yasal sınır bakımından geçerli kabul edilmekte; bu sınırı aşan çalışmaların ücretinin ayrıca ödenmesi gerekmektedir. Asgari ücretle çalışan işçiler bakımından ise bu tür bir hükmün geçerliliği kabul edilmemekte ve fazla çalışma ilk saatinden itibaren ayrıca ücretlendirilmektedir. Üst düzey yöneticiler bakımından ise ücretin fazla çalışmayı da karşılayacak düzeyde belirlenmesi ve işveren tarafından açık bir fazla çalışma talimatı verilmemiş olması hâlinde, fazla çalışma ücreti talebi kural olarak kabul edilmemektedir.

10. Değerlendirme ve İşverenler İçin Uyum Adımları

Güncel Yargıtay içtihatları, fazla çalışma uyuşmazlıklarında ispat yükünün kâğıt üzerinde işçide kalmakla birlikte, sonucu belirleyen asıl unsurun işverenin tuttuğu kayıtların niteliği olduğunu açıkça göstermektedir. İşverenlerin; ücret bordrolarını her ay ıslak imza veya güvenli elektronik imza ya da doğrulanabilir bir onay mekanizması ile işçiye onaylatmaları, fazla çalışma sürelerini gösteren belgeleri düzenleyerek özlük dosyasında saklamaları, yıllık fazla çalışma onaylarını yenilemeleri, giriş-çıkış ve puantaj kayıtlarını fiilî çalışmayla uyumlu ve kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun biçimde tutmaları, iş sözleşmelerindeki ücrete dâhil kayıtlarını gözden geçirmeleri ve olası bir uyuşmazlıkta sunulabilecek delil setini önceden hazırlamaları önerilir. Bu adımlar, hem fazla çalışma alacaklarından doğan mali riski hem de ödenmeyen fazla çalışma nedeniyle işçinin haklı fesih hakkını kullanması ve kıdem tazminatı talep etmesi riskini önemli ölçüde azaltacaktır.